Atualmente, com a tecnologia em rápido desenvolvimento, muitas empresas aproveitam para gerir seus negócios pelo Brasil e pelo mundo, reduzindo drasticamente os seus custos operacionais e financeiros.

Dentro dessas empresas, algumas áreas são mais beneficiadas com as novas tecnologias, mas tal vantagem depende muito da visão de futuro de seus gestores, pois, sem uma estratégia bem definida ou um plano de ação bem estruturado, os gastos podem ser inúteis.  

Com o avanço da tecnologia da internet (a Web 2.0), junto com novos módulos de BI (Business Intelligence), os gestores têm em mãos poderosas ferramentas que facilitam o controle das ações ocorridas nos sistemas de uma empresa, bem como a extração das informações e a criação de índices e relatórios gerenciais personalizados.

Essas tecnologias permitem que uma empresa integre dados de diversos sistemas em uma única plataforma de gestão, em que módulos de BI disponibilizam os índices e relatórios necessários para que o gestor efetue os controles de uma maneira mais fácil e ágil, tomando decisões ou criando um plano de ação mais focado. Estes documentos ajudaram o gestor a tomar resoluções mais assertivas e com mais agilidade.  

Voltando ao passado, um processo de centralização de compras para uma empresa com algumas plantas espalhadas pelo Brasil era complicado de se concretizar, pois além de as requisições demorarem algum tempo para chegar à central de compras, o gestor perdia totalmente o controle sobre os processos. Sem falar da falta de informação ao requisitante.

Com uma plataforma desenvolvida com a tecnologia Web 2.0 e módulos de BI integrados aos sistemas da empresa, essa centralização pode ocorrer de uma maneira muito tranqüila, pois as requisições são disponibilizadas aos compradores em qualquer lugar com acesso à internet, para andamento do processo.

Nesses sistemas, o requisitante consegue acompanhar o status de seu pedido, sem a necessidade de entrar em contato com o comprador.  Facilidades que trazem, além da agilidade ao processo, a credibilidade do mesmo, pois o requisitante pode acompanhar todo o status de sua solicitação online.

Com essas soluções tecnológicas, os gestores criam ações imediatas, buscando eficiência nos processos, montando estratégias de compras e analisando volumes e tipos de produtos, no mesmo instante em que o comprador inicia suas atividades. Outra vantagem é poder acompanhar todas as ações de usuários e fornecedores, o que garante total integridade dos processos.

Com o uso desses sistemas, um auditor que, no passado, perderia um longo tempo para efetuar seu trabalho nos processos de compras, por exemplo, consegue, sem sair de seu escritório, fazer a auditoria nesse sistema em que todas as informações estão depositadas. Com isto, a redução dos custos da operação e o aumento de sua produtividade são significativos, já que ele não precisará se deslocar entre as unidades para levantar das informações.

Outro fator positivo é que algumas plataformas de gestão permitem o uso da tecnologia de internet para celular. Caso o gestor ou auditor se ausente da empresa por qualquer motivo, ele acessa remotamente a plataforma para dar continuidade aos seus trabalhos. No passado, ele teria de levar alguns quilos de papel para efetuar parcialmente suas tarefas.

Hoje, várias empresas usufruem das novas tecnologias alcançando  expressivas reduções de custos, além dos ganhos na operação dos processos de compras. Por existir grande facilidade no tratamento das informações em uma única plataforma de gestão com Web 2.0 e módulos BI, algumas companhias saem do trivial mundo de compras e utilizam essas soluções para efetuar o controle de seus estoques ou até mesmo controlar os reembolsos de seus funcionários.  

Os ganhos que estas plataformas de gestão trazem para a operação chegam a ser quase imensuráveis, pois o gestor direciona o foco do trabalho operacional para o estratégico. Comercialmente falando, seria inverter a relação 80x20 (80% do trabalho refletindo em 20% do volume financeiro).

Portanto, as empresas que querem ser competitivas e ter longevidade devem buscar novas tecnologias para efetuar sua gestão com redução de custos e qualidade para suas operações, migrando do operacional para o estratégico. As novas tecnologias já estão disponíveis em algumas plataformas de gestão, basta os gestores se adaptarem ao futuro para seguir sempre à frente de seu competidor.

*Gerente de Conta do Mercado Eletrônico.