por Prophix
FUTURO

Planejamento em tempos de incertezas

03/11/2020 13:43

Como o planejamento mudou durante a pandemia e quais as melhores práticas de diversas indústrias.

Foto: divulgação.

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O software de planejamento e análise financeira (FP&A) é uma categoria de aplicativo de software de negócios (B2B) reconhecida pela maioria dos analistas. Essa categoria de software permite que as empresas superem as limitações das planilhas e façam planejamentos, geração de relatórios e análises financeiras de forma mais fácil e colaborativa. Também é chamado de software de Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM) ou Business Performance Management (BPM), dependendo do fornecedor.

 

Como o Planejamento Tem Mudado

Há não muito tempo atrás, o principal (e muitas vezes o único) exercício de planejamento realizado por uma empresa era preparar o orçamento anual. O orçamento era um processo formal administrado pelo Escritório de Finanças, cujo resultado era um plano no nível de detalhe da razão geral. A equipe de finanças apresentava o orçamento ao conselho ou à alta administração para aprovação, o que era, em muitas empresas, uma autorização para gastar. Se uma despesa estivesse no orçamento, os gerentes presumiriam que poderiam gastar o dinheiro.

O orçamento anual estava também vinculado à remuneração, e os bônus departamentais geralmente eram baseados no cumprimento de metas de receita. Para fazer isso, era necessário calcular as variações - atingir 120% do orçamento pagaria um bônus maior do que atingir 110%.

Nesta forma de administrar uma empresa, o planejamento relativamente perde sua importância. A preparação do orçamento é um processo anual que envolve principalmente o pessoal de finanças. Pessoas fora do setor financeiro estão mais preocupadas com sua remuneração variável e sua capacidade de contratar mais funcionários.

Atualmente, a forma como as empresas planejam está mudando. Eles planejam com mais detalhes por vários motivos:

  1. Os sistemas ERP mais modernos permitem dados mais detalhados ou "granulares" no Razão Geral. As transações financeiras podem ser alocadas a diversos relatórios de entidades diferentes, como departamento, projeto, produto etc.
  2. A granularidade também pode se estender com relação ao tempo. Em vez de planejar apenas uma vez por ano, a maioria das empresas deseja produzir previsões trimestrais, mensais ou (para previsão de caixa) semanais ou diárias.
  3. O planejamento mensal tem motivado as empresas a irem além do atual ano fiscal, e a cada mês, ou planeja 12 meses completos à frente (através do Rolling Forecast) ou estende o plano no meio do ano para incluir todo o ano seguinte (conhecido como planejamento de concertina).
  4. Relatórios em níveis tão detalhados podem ser inúteis se não houver um plano para compará-los. Por isso, as empresas também são motivadas a planejar em um nível mais granular - por projeto, ou por departamento, por exemplo. Para custos de pessoal, isso pode significar planejamento para funcionários individuais ou no nível de cargo.
  5. Com um planejamento mais granular, variações mais significativas são possíveis - não apenas "As receitas da empresa no acúmulo do ano aumentaram 10%", mas sim "os custos de ajuda temporária na região oeste estão 15% acima do planejado" ou "as margens operacionais para um período de doze meses (TTM) têm aumentado nos últimos seis meses".

As empresas usam softwares renomados de FP&A para planejar, relatar e analisar dados financeiros. Em comparação com alternativas como planilhas manuais, eles podem fazer isso não apenas com mais detalhes, mas também com mais frequência, de modo que os processos de planejamento se tornam mais precisos e oportunos. Isso significa que em circunstâncias econômicas “normais”, as empresas obtêm grandes benefícios do uso de software de FP&A.

Mas, mesmo com dados detalhados e planejamento frequente, prever o futuro não é fácil. Os profissionais de negócios, especialmente os líderes financeiros, preferem o mais alto grau de certeza possível - “se foi bem-sucedido no passado, será bem-sucedido no futuro” - porque isso maximiza a probabilidade de cumprimento dos planos e previsões.

 

Lidando com a Incerteza

A incerteza é algo que se abomina entre os planejadores porque aumenta os riscos de administrar um negócio. Eventos inesperados, como crises econômicas, tornam o planejamento muito mais difícil, mas também aumenta a importância da capacidade de reagir a eventos inesperados planejando com mais frequência.

A maioria das pessoas estão ciente do Crash de Wall Street em 1929, mas quem ouviu falar da Crise de Crédito de 1772 ou do Pânico de 1907? A realidade é que as crises econômicas não são novidade e ocorrem regularmente.

A definição de recessão é quando a economia está se contraindo por dois ou mais trimestres consecutivos. Esta é uma lista das recessões nos EUA desde 1960:

  • Abril de 1960 a fevereiro de 1961 - a Reserva Federal elevou as taxas de juros
  • Dezembro de 1969 a novembro de 1970 - Aperto fiscal para financiar a guerra do Vietnã
  • Novembro de 1973 a março de 1975 - Choque mundial do preço do petróleo
  • Janeiro de 1980 a julho de 1980 - Crise de energia de 1979; taxas de juros mais altas
  • Julho de 1981 a novembro de 1982 - Continuação do anterior
  • Julho de 1990 a março 1991 - Choque no preço do petróleo de 1990; crise de poupança e empréstimo
  • Março de 2001 a novembro 2001 - Bolha Dot-com (.com)
  • Dezembro de 2007 a junho de 2009 - Crise das hipotecas de alto risco
  • Março de 2020 a ? -COVID-19

Quase 1/7 do tempo, de 1960 a 2020, os Estados Unidos estiveram em uma das nove recessões. Cada recessão dura em média cerca de 12 meses, mas a recuperação pode facilmente demorar o mesmo. Isso significa que os efeitos dessas retrações econômicas e as recuperações relacionadas podem durar até 1/3 do tempo.

Então, como uma empresa pode se preparar melhor para os choques na economia? Quais são as melhores práticas?

 

Melhores práticas de planejamento

Em tempos de volatilidade de mercado, os ambientes de negócios mudam. O planejamento se torna muito mais importante do que durante os tempos "normais". Com o COVID-19, as mudanças aconteceram rapidamente e as expectativas econômicas parecem mudar quase todos os meses. Qualquer empresa terá problemas se ‘planejamento’ significar apenas preparar o orçamento anual.

Durante o COVID-19, os clientes da Prophix se beneficiaram com os modelos financeiros de seus negócios.

Aqui estão alguns exemplos:

Planejamento de Cenário - O ideal é ter não apenas um "melhor cenário", mas explorar todos os possíveis cenários diferentes, tanto positivos quanto negativos.

Análise de Variantes - Em uma crise financeira, comparar diversos cenários planejados com o que acontece em a nível macro indica qual cenário é o resultado mais provável. Esse tipo de análise dá aos executivos seniores uma perspectiva melhor do que está acontecendo.

Previsões frequentes e oportunas - Quando as condições econômicas externas estão mudando rapidamente, é essencial produzir previsões atualizadas sempre que novos dados estiverem disponíveis. ‘Oportunamente’ significa que uma nova previsão pode ser produzida em questão de dias em vez de semanas.

Previsão de caixa - em tempos difíceis, dinheiro é rei. É fundamental atender às demandas de folha de pagamento e bancos. Isso pode exigir um planejamento mensal, semanal ou diário.

Planejamento de pessoal - COVID-19 afetou os custos de mão de obra de diferentes maneiras. Para muitas empresas, isso significou licenças e reduções em vigor (RIFs). Em outras, o pessoal sofreu reduções salariais, enquanto algumas empresas cresceram rapidamente e contrataram mais pessoas. Cada um desses resultados pode dar origem a mudanças repentinas e substanciais nos custos trabalhistas, incluindo não apenas salários e vencimentos, mas também impostos sobre a folha de pagamento e outras despesas.

Acompanhamento de assistência governamental - Durante uma recessão, o apoio governamental pode vir em muitas formas diferentes e pode mudar quase mensalmente. O apoio pode ser, por exemplo, empréstimos para equipamentos de proteção individual (EPIs), programas de proteção à folha de pagamento ou subsídios do governo.

Planejamento de vendas - algumas empresas importam as previsões de vendas de seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para fornecer previsões quase em tempo real. Mudanças nos padrões de gastos dos clientes influenciarão as receitas futuras e indicarão onde investir recursos.

Não existe uma solução mágica. Empresas em diferentes setores precisam considerar informações diferentes. Os exemplos durante o COVID-19 são:

  1. Organizações sem fins lucrativos preveem mudanças em sua arrecadação de fundos e como isso afetará sua capacidade de cumprir os programas.
  2. As construtoras precisam estar atentas aos projetos governamentais de estímulo à economia e analisar como estes podem beneficiar seus negócios.
  3. Os times esportivos profissionais planejam quando podem recomeçar a jogar e de que forma isso ocorrerá. As receitas de televisão podem continuar, mas as receitas de bilheteria e as receitas de concessões podem desaparecer.

Todas essas indústrias utilizam software de FP&A para seu planejamento, e todos esses exemplos envolvem mudanças importantes na forma como as empresas planejam. Para ser eficaz, seu planejamento deve ser ágil (ou seja, facilmente alterado) e oportuno (ou seja, rápido para dar as respostas).

Por causa disso, as empresas mais bem administradas têm uma “cultura de planejamento”, na qual o planejamento não depende de processos muito manuais, como copiar e colar fórmulas e formatos de planilhas. Por exemplo, a criação de um novo cenário ou previsão é um processo repetitivo que não deve exigir uma entrada manual demorada. Com as ferramentas corretas, os profissionais de finanças podem passar mais tempo agregando valor à organização e entendendo como o negócio opera.

As ferramentas que apoiam uma cultura de planejamento estão disponíveis em soluções de software de FP&A, como o Prophix. As melhores práticas de planejamento exigem que o processo seja ágil e oportuno, e isso não é apenas mais uma aspiração, mas sim uma realidade.

A incerteza econômica não é incomum. Ser capaz de administrar uma empresa em tempos de instabilidade econômica requer facilidade e agilidade. No entanto, é importante distinguir entre “o planejamento” e “o plano”.

As empresas nunca devem seguir cegamente um plano - esta é a velha maneira de planejar onde o orçamento anual era tudo que contava. A realidade é que assim que um plano é finalizado, ele se torna obsoleto.

Isso não significa que planejar seja perda de tempo. O próprio ato de planejar força as pessoas a pensarem sobre o que pode acontecer no futuro, além de fornecer uma visão sobre as oportunidades e riscos potentes no caminho de uma empresa em tempos de incerteza de mercado.

Os departamentos financeiros mais bem administrados têm uma cultura de planejamento na qual entendem o negócio, reagem rapidamente às mudanças de fatores externos e ajudam a alta administração a guiar a empresa em tempos turbulentos.

*Por Paul Barber, Presidente Executivo da Prophix Software inc.

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