É possível medir com clareza retorno de usar Prophix no lugar das planilhas. Foto: Pixabay.

Qual é o retorno de usar um software de elaboração e acompanhamento do planejamento orçamentário corporativo no lugar das tradicionais planilhas eletrônicas normalmente usados dentro das empresas.

Para uma análise do benefício de uma solução como o Prophix, devemos considerar três temas:

·       Agilidade: na elaboração do orçamento colaborativo (troca de informações entre departamentos), criação de atualização de relatórios, versionamentos do orçamento(base, re-estimado, forecast) e simulação de cenários.

·       Acuracidade das informações: validação dos números finais consolidados com os dados de origem transacional (general ledger)

·       Integração: processos para a atualização dos dados realizados para o acompanhamento do Planejamento Orçamentário.

Algumas métricas pode ser consideradas nesse estudo, permitindo inicialmente um cálculo financeiro comparativo. São eles:

·       Agilidade: número  de homem/horas(HH) para a construção de relatórios de entrada de dados e de resultados, classificados em relatórios padrão e complexos. Geralmente varia entre 10 e 50 templates (relatórios com filtros de seleção) na maioria das empresas. Um outro ponto importante é avaliar as regras de rateios hoje conseguidas e efetivamente as regras detalhadas de rateio desejadas.

Além disso, deve-se mensurar quanto tempo se leva a cada “rodada” de orçamento, ou seja, simulações para um chegar a uma versão final, que a princípio, é como se fosse um processo do zero, muitas vezes ficando limitado a uma ou duas sem chegar no nível de detalhe desejado.

·       Acuracidade: em função das informações virem de diferentes fontes (ERPs, sistemas satélites e até planilhas) deve-se apurar número de HH para essa tarefa que pela usual inconsistência das bases e dados é um processo trabalhoso de apuração de erros por causa da carga de dados e/ou critérios de consolidação equivocados.

·       Integração: quantificar quantas HH são despendidas hoje pela a área de TI responsável pela atualização dos dados realizados nas suas respectivas sazonalidades. Como exemplo, informações de receitas podem ser diárias e de despesas mensais, após o fechamento.

O Prophix funciona por modelos departamentais e por centro de custo, parametrizam-se orçamentos de Receitas, Despesas, Custos, Recursos Humanos, Investimentos consolidando nos relatórios de Demonstrativos de Resultado, Fluxo de Caixa e Balanço. 

A ferramenta permite de forma simples e rápida, criação de cenários, versões de orçamentos, processos de rateio, tudo atrelado ao workflow para a aprovação das metas, bem como o análise do realizado versus orçado via relatórios, dashboards e consultas AdHoc.

Mas o mais importante benefício alcançado é a possibilidade de inverter o tempo gasto para a elaboração e a construção dos números versus ao tempo para análises com simulações.

As decisões serão mais consistentes, tanto na fase de orçamento, como no acompanhamento das metas, permitindo correções de rumo durante o ano vigente.

Várias pesquisas de diferentes instituições internacionais realizaram entrevistas com um grande número de empresas que apresentam o resultados positivos com a implantação de ferramentas de Planejamento Orçamentário e a evolução constante no nível de maturidade dos profissionais envolvidos bem como os responsáveis por esses departamentos.

E é possível colocar um número nisso tudo? A resposta é sim: a Prophix, baseada em inúmeros projetos implantados em diferentes segmentos de indústrias, pode fornecer uma tabela que compara os HH antes e depois da adoção da ferramenta. Com isso consegue-se apurar financeiramente o Retorno do Investimento.