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ESTRUTURA

Como ter um Planejamento de Cenários de sucesso

07/06/2021 09:06

Insights de Jack McCullough, fundador e presidente do CFO Leadership Council.

Foto: divulgação.

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Ninguém quer ser o "galinho Chicken Little" corporativo, antecipando todas as maneiras possíveis com que o céu pode cair nos próximos meses e anos. Mas 2020 mostrou a importância crítica do Planejamento de Cenários. Embora uma pandemia global possa ser um evento único (assim esperamos!), existem muitas outras crises potenciais que uma empresa pode enfrentar, desde problemas causados por mudanças climáticas até uma economia volátil. Para os profissionais de finanças responsáveis por manter as empresas no azul, planejar o dia em que o céu cairá faz parte do trabalho.

Para obter alguns insights sobre o desenvolvimento de uma estrutura de planejamento de cenário que ofereça suporte a resultados precisos e apropriados, conversamos com Jack McCullough, fundador e presidente do CFO Leadership Council, uma associação profissional cuja missão é capacitar executivos financeiros seniores. Além da ampla experiência no fornecimento de serviços de CFO para start-ups e empresas de alto crescimento, ele é palestrante regular em conferências em todo o mundo e autor do livro “Secrets of Rockstar CFOs”. 

Tenha uma visão holística

O planejamento de cenário eficaz deve sempre começar com um entendimento profundo dos negócios em toda a empresa. “Faça um tour de conversas”, diz Jack. Ele sugere conversar com executivos de toda a empresa para entender seus desafios, oportunidades, necessidades e restrições. Um estudo abrangente de operações em toda a empresa informará a melhor estratégia de adaptação em um cenário imprevisível e também prepará o terreno para todo o processo de planejamento de cenário, que se baseia em uma perspectiva multifuncional e estreitamente ligada.

Ao mesmo tempo, esteja pronto para fornecer orientação e direção. Os funcionários também estão empenhados em garantir que seus departamentos estejam preparados para enfrentar situações inesperadas e podem estar preocupados com a capacidade da empresa de gerenciar a incerteza. Oferecer informações e transparência contribuirá muito para construir confiança e segurança. “Prepare-se para capacitar outras pessoas em toda a empresa, e ao mesmo tempo seja realista sobre o que pode ser realizado com recursos limitados”, diz Jack.

Lidere com confiança

Munido da contribuição de toda a organização, o CEO da empresa pode então desenvolver um objetivo geral para o planejamento de cenário que pode servir como referência. “A liderança precisa articular sua visão para a empresa, definir metas - financeiras e não financeiras, quantificáveis e não quantificáveis - e criar sua definição de sucesso”, explica Jack.

Isso também fornece contexto para o projeto geral, aumentando a probabilidade de que os funcionários se sintam motivados a contribuir para tornar a organização mais resiliente e à prova de crises em todo o quadro. “As pessoas devem sentir que tem participação no sucesso do planejamento de cenários”, diz ele.

Escolha a equipe com cuidado

Desastres e desafios repercutem em todos os departamentos, portanto, isolar as preocupações e o planejamento é um erro grave. Jack diz: “Quanto mais colaboradores entendem os problemas uns dos outros, melhor e mais produtivo é o processo de planejamento.”

Obviamente, quem é envolvido em um projeto de planejamento de cenário varia de acordo com as circunstâncias e a natureza de cada negócio. Em geral, diz Jack, o CFO deve conduzir o processo e, se a empresa tiver uma posição de planejamento e análise financeira, a pessoa sênior dessa posição também deve estar envolvida.

A opinião do CEO é importante, pois eles são responsáveis por projetar e comunicar a visão corporativa. No entanto, diz Jack, “Isso não significa que ele deva microgerenciar o processo e sim se envolver nele, mesmo que seja apenas com sua presença - embora, esperançosamente, para mais do que isso.”

A multifuncionalidade deve continuar aqui também, com representantes de cada departamento incluídos: vendas, marketing, suporte ao cliente e assim por diante. Mas, Jack avisa, esteja alerta para mentalidades dominadoras. “Certifique-se de que cada grupo respeita os desafios enfrentados pelos outros grupos”, diz ele. Todos devem estar focados na empresa como um todo e “se os grupos não estiverem na mesma página, o processo está condenado desde o início”.

Cuidado com os imprevistos comuns

Jack identificou vários fenômenos que podem bloquear estruturas de planejamento de cenários. O principal é a "paralisia analítica". O excesso de planejamento - como a criação de respostas para muitas situações hipotéticas e específicas - é um uso ineficiente de tempo e outros recursos: "Se 2020 nos ensinou alguma coisa foi a nossa capacidade limitada de prever o futuro", ressalta. Presumivelmente, poucos CFOs tinham uma pandemia em sua cartela de bingo de cenários. O mais importante, diz ele, é uma mentalidade flexível e a capacidade de mudar rapidamente para enfrentar circunstâncias inesperadas.

Embora obter insights e previsões de outros departamentos seja crucial, Jack observa que é importante estar ciente de que os indivíduos podem ter motivações diferentes ao fornecer informações importantes, o que pode ser difícil de discernir. Por exemplo, ele diz: “Um VP de vendas pode acreditar que a receita aumentará 15% ao ano no decorrer do ano fiscal, mas diga ao CFO que aumentará apenas 10% como uma forma de gerenciar as expectativas. A equipe de vendas estabelece expectativas abaixo do que eles sabem que podem cumprir. ”

Esse tipo de comportamento não se limita às finanças. Os engenheiros podem fornecer um prazo maior para o lançamento de um software, por exemplo. “É da natureza humana, mas torna-se um desafio para o CFO fazer previsões sob essas circunstâncias”, observa Jack. “Apenas certifique-se de que os líderes entendam e respeitem as capacidades e desafios uns dos outros, e que você tenha uma cultura de respeito mútuo.”

Olhe para dentro para planejar com antecedência

Uma estrutura de planejamento de cenário produtivo requer mais do que avaliar riscos externos - requer também uma avaliação interna significativa. Com a liderança definindo a visão, os profissionais financeiros devem assumir o controle do esforço, fazendo parceria com membros seniores de áreas funcionais em toda a organização para desenvolver um plano que integre os dados e as perspectivas de cada um.

Essa abordagem holística e integrada às técnicas de planejamento de cenário pode parecer mais complicada e demorada no início, mas, em última análise, resulta em uma estrutura que é muito mais útil e eficaz para enfrentar o desconhecido. E quando o céu começar a cair, o seu negócio  já estará preparado para diferentes cenários.

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