Distribuidora possui uma rede de cerca de 1,5 mil postos em 21 estados e no Distrito Federal. Foto: Marcos Leão/divulgação.

A ALE Combustíveis, distribuidora com sede em Natal, adotou a solução da DocuSign, empresa líder mundial em assinaturas eletrônicas, para implantar a assinatura digital de contratos na companhia. 

A ideia surgiu em 2019, no projeto vencedor de uma campanha interna da empresa. Na ocasião, uma equipe da área jurídica sugeriu esse recurso, por conta da demora no processo de contratos.

No início de 2020, foi iniciada a obtenção de pareceres jurídicos sobre a validade dos contratos digitais, com o sistema começando a ser implantado em fevereiro. A implantação foi acelerada pela pandemia e, em março, todos os setores da empresa já utilizavam a tecnologia.

Desde abril, a companhia firmou 1.256 contratos digitalmente e apenas dois em meio físico. 

Segundo a ALE, a ferramenta, que eliminou a necessidade de reconhecimento de firma, diminuiu os custos para efetivação de contratos e gerou ganho em agilidade.

Anteriormente, o prazo para a assinatura era superior a 40 dias e, com a nova ferramenta, alguns contratos chegam a ser assinados no mesmo dia e validados, em média, em uma semana.

A solução também permite a antecipação do início do faturamento, já que a empresa começa a fornecer combustível e, consequentemente, faturar somente depois do contrato assinado.

Como grande parte dos postos para os quais a distribuidora fornece combustível fica no interior, os gerentes comerciais levavam os contratos pessoalmente ou os documentos eram enviados pelos Correios.

“Podemos afirmar que a pandemia de Covid-19 acelerou a digitalização no setor de combustíveis e os revendedores aceitaram muito bem a inovação”, afirma Maurício Pane, diretor administrativo financeiro da ALE Combustíveis.

De acordo com uma estimativa realizada pelo sistema DocuSign, a digitalização na ALE poupou 1.805 kg de madeira, 44.356 litros de água, 4.237 kg de emissões de carbono e 293 kg de lixo que seriam gerados com o descarte dos contratos impressos.

Fundada em 2003, a americana DocuSign atende a mais de 560 mil clientes e 200 milhões de usuários em 188 países. Em 2020, a companhia faturou US$ 974 milhões.

A ALE Combustíveis, que completa 25 anos de atividades em 2021, possui uma rede de cerca de 1,5 mil postos e 6,5 mil clientes ativos em 21 estados e no Distrito Federal. A empresa gera cerca de 12 mil empregos diretos e indiretos.