por Prophix
ANO FISCAL

Como otimizar o seu Fechamento Anual

13/09/2021 09:21

Confira dicas de como melhorar este processo.

Foto: divulgação.

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Para a maioria de nós, Ano Novo representa um recomeço. Esse não é o caso dos profissionais de finanças cujo ano fiscal está chegando ao fim, o que significa longos dias e semanas dedicados à tarefa de encerrar o ano.

Embora fechamentos sempre envolvam alguns momentos bem críticos, eles não precisam ser tão árduos ou demorados como foram no passado. Aproveitando as ferramentas que agregam e automatizam os dados financeiros, o time de finanças pode reduzir o tempo e o esforço manual despendidos no fechamento dos livros e também podem se aproximar de um modelo de fechamento contínuo que ofereça suporte ao processo de final de ano fiscal mais otimizado. Aqui estão algumas das maneiras que podem se tornar realidade:

Chega de livros contábeis: consolide dados automaticamente

Muitas empresas usam sistemas separados para diferentes departamentos e funções - como sistemas de RH, CRM e ERP e até mesmo planilhas. Os dados dessas diferentes fontes precisam ser unidos de alguma forma para concluir o fechamento anual, o que normalmente é uma das tarefas mais complicadas e demoradas para as equipes de finanças. Soluções como software específico para consolidação podem reconciliar dados de vários sistemas, eliminando ou reduzindo a necessidade de processos manuais. No entanto, seu custo tende a ficar fora do alcance de empresas menores e seu valor de investimento é mínimo, pois seu uso é limitado a fechamentos.

Tom Hood, especialista em finanças, vê o valor dos dados. Quando pensa em 2020, ele diz que poderia ter “acelerado o uso da análise de dados” em áreas como “rotatividade de clientes e vendas principais por área de negócios”. Todos esses dados podem ser extremamente valiosos, mas muitas vezes podem parecer imensos quando analisados em conjunto.

É por isso que L. Gary Boomer, especialista em finanças, visionário e estrategista na Boomer Consulting Inc., tem um conselho importante para 2021 e para os próximos anos. “Padronize e automatize seus processos”, ele sugere. “Existem aplicativos que podem ajudar, mas é preciso ter uma mentalidade exploratória e vontade de mudar. Aqueles que aprendem e mudam mais rápido do que a concorrência serão os vencedores. Aumente a habilidade e automatize! ”

O software Corporate Performance Management (CPM) oferece uma solução mais eficiente e acessível. Com a capacidade de automatizar o processo de extração e combinação de dados de vários sistemas, bem como reconciliá-los para eliminações, ajustes e conversões de moeda entre empresas, os CPMs aceleram a consolidação financeira para fechamentos. Isso deixa as equipes de finanças com mais tempo para análises de fechamento e outras tarefas importantes. Além disso, a maioria das versões são projetadas como soluções abrangentes para serem usadas para orçamentos, planejamento e relatórios, tornando-as uma ferramenta útil para economizar tempo durante todo o ano.

Deixe os computadores fazerem o trabalho: detecção de anomalias com Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado da Máquina (AM)

Peneirar os dados manualmente para localizar transações suspeitas é cada vez mais impraticável, dada a escala de informações que envolve a maioria dos fechamentos. Além disso, as metodologias baseadas em regras tendem a se concentrar em irregularidades periféricas em vez de transações de risco médio, tornando este método ineficiente em termos de qualidade e de tempo. Depender apenas desse método pode colocar a saúde financeira de uma empresa em risco e com dados e relatórios imprecisos.

Os CPMs baseados em nuvem usam inteligência artificial (AI) e aprendizado de máquina (AM) para detecção de anomalias para vasculhar grandes quantidades de dados financeiros de forma mais rápida, completa e precisa do que os humanos. Na verdade, a análise de IA aumenta de 10 a 30 vezes a probabilidade de encontrar anomalias e erros do que sistemas baseados em regras.

O recurso Detecção de Anomalias do CPM da Prophix aplica uma combinação de modelagem estatística, testes baseados em regras e AM para localizar riscos nos dados. Em seguida, ele aplica algoritmos com base nas melhores práticas do setor para categorizá-las por nível de risco. Isso dá à equipe de finanças mais tempo para trabalhar na resolução e também oferece suporte a percepções acionáveis que podem levar a recomendações e melhorias de processo. Essencialmente, a IA transfere o trabalho pesado para as máquinas para que os humanos possam se concentrar em trabalhos de alto valor que beneficiam os negócios. E quem não gostaria de mais tempo para isso?

Melhor planejamento para fechamentos mais fáceis

Como todos os rituais de fim de ano, os fechamentos anuais apresentam uma oportunidade de reavaliar processos e resultados para ver onde eles podem ser refinados e melhorados. Além disso, eles podem fornecer informações sobre a saúde financeira geral da empresa e mostrar onde melhorias precisam ser feitas. Se o tempo que leva para concluir o fechamento anual da sua empresa não for o ideal, considere integrar estas etapas:

* Traga auditores internos e externos no início do processo. Envolver os comitês de auditoria no início do processo de fechamento pode fornecer novas percepções sobre o seu processo, apontar problemas potenciais que você pode ter esquecido e resultar em feedback para tornar os fechamentos mais eficientes.

* Integre ferramentas e processos para melhorar a  visibilidade e controle financeiro. Melhorar os sistemas de gestão financeira ajudará sua empresa a avaliar sua capacidade de identificar, reagir e responder aos riscos. Além disso, quando você tem um sistema eficaz, só precisa analisar pequenos conjuntos de amostra de dados para teste, em vez de grandes quantidades de informações - outra eficiência que pode otimizar fechamentos.

* Desenvolva um sistema de relatórios mais robusto. A criação de processos para a produção de relatórios financeiros ao longo do ano apóia operações financeiras eficientes, bem como o processo de fechamento anual, dando aos departamentos mais visibilidade sobre seus gastos e orçamentos durante todo o ano. Isso também permite que os departamentos ajustem a alocação e as prioridades conforme necessário, melhorando a gestão financeira em geral.

* Integre um plano de gerenciamento de projeto. Estabeleça cronogramas, fluxos de trabalho e responsabilidades para gerenciar a variedade de tarefas envolvidas nos relatórios de fechamento e garantir a responsabilidade entre os membros da equipe.

A implementação dessas etapas pode ajudar a organizar e agilizar as operações financeiras para obter dados e relatórios em ordem para que os fechamentos anuais possam ser concluídos mais rapidamente.

Veja mais benefícios de seus fechamentos anuais

Processos manuais e soluções de software fragmentadas não são mais suficientes para lidar com eficiência com a escala de dados financeiros que até mesmo as pequenas empresas devem gerenciar nos fechamentos anuais. Os recursos de automação e IA de um CPM podem consolidar dados e identificar anomalias com mais rapidez e precisão do que outros sistemas, deixando os profissionais de finanças com mais tempo para se concentrar na análise e na inovação.

Ao diminuir a carga sobre os membros da equipe, as empresas também podem optar por concluir os fechamentos trimestrais, reduzindo ainda mais a duração e o esforço dos fechamentos anuais e fornecendo percepções contínuas que podem levar a eficiências e otimizações adicionais.

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