A Arezzo&Co, empresa de calçados que atua com as marcas Arezzo, Schutz, Anacapri, Alexandre Birman, Fiever e Owme, implementou o SAP Concur Expense para gerenciamento do reembolso de despesas e prestação de contas de adiantamentos recebidos pelos colaboradores da empresa.

A empresa tem 3 mil funcionários e adotou a nova solução no início deste ano. O sistema está disponível, via aplicativo no celular ou plataforma web, para cerca de 650 colaboradores em diversas regiões do país. Cerca de 130 funcionários, principalmente dos times de vendas, usam a plataforma de forma contínua.

O principal objetivo com o projeto era automatizar os processos de reembolso de viagens corporativas e diminuir os prazos para recebimentos, que levavam até 20 dias. A empresa também esperava evitar riscos de extravios das notas fiscais originais, que precisavam ser enviadas pelos colaboradores, via correio, para a sede da empresa no Rio Grande do Sul. 

Outra demanda era diminuir o tempo da equipe envolvida, com os processos de reembolso, direcionando para outras atividades da área, com maior suporte aos objetivos de negócios da companhia.  

A partir da implementação, concluída no início de fevereiro, o tempo de reembolso diminuiu para, em média, 5 dias.

 “O grande benefício da adoção do SAP Concur foi permitir que eliminássemos alguns processos desnecessários, como o gestor ter que validar um reembolso de uma viagem que ele já tinha aprovado e despesas já previstas, como alimentação. Com a plataforma SAP Concur, se a despesa está coberta pela política de viagens da empresa, a aprovação é automática”, explica Bianca Valau, gestora global de viagens da empresa.

A ferramenta SAP Concur Expense permite a digitalização e leitura dos comprovantes de despesas a partir do aplicativo para celular ou da plataforma web. 

O sistema pode ser parametrizada com a política de viagens da empresa e sinaliza qualquer incompatibilidade no processo no momento em que o funcionário solicita o reembolso. 

A empresa também incorporou no SAP Concur Expense o reembolso das 49 lojas próprias do grupo, que contam com uma verba administrativa para despesas de manutenção e gastos extras e que precisam prestar contas mensalmente. 

O projeto contou com integração simplificada com os demais sistemas SAP adotados pela Arezzo&Co, incluindo o ERP e sistemas contábeis. 

“Iniciativas como a da Arezzo&Co demonstram o potencial da digitalização de processos para ampliar a produtividade e permitir que os profissionais gastem menos tempo com tarefas repetitivas e dediquem mais energia para trazer resultados impactantes para os negócios”, diz Valéria Soska, diretora geral da SAP Concur.

A Arezzo&Co comercializa atualmente mais de 11 milhões de pares de calçados por ano, além de bolsas e acessórios.

A Concur foi comprada pela SAP por US$ 8,3 bilhões em 2014.

No Brasil, a Concur tem mais de 20 contratos fechados desde o início da operação no país, em março de 2017.

Entre os clientes conquistados no período estão Taesa, Grupo Pão de Açúcar e CPFL Energia. 

A equipe da Concur conta com cerca de 50 pessoas. No próximo ano, a ideia é dobrar o time dedicado à solução.