Cidade de Pinhais usa o SE Workflow, software para automação de processos de negócio. Foto: Divulgação.

A Controladoria Geral do Município de Pinhais, na região metropolitana de Curitiba, publicou, em dezembro de 2014, uma Instrução Normativa que institui o "workflow de liquidação da despesa" na Prefeitura de Pinhais. Para isso, a entidade utiliza o SE Workflow, software para automação de processos de negócio desenvolvido pela SoftExpert.

A Prefeitura de Pinhais já utiliza os produtos da SoftExpert desde 2006, mediante processo licitatório. Com a Instrução Normativa, o órgão detalha os procedimentos relacionados ao uso do SE Workflow e apresenta os fluxogramas dos processos, estabelecendo ainda a ordem de apresentação dos documentos na composição do arquivo digitalizado que passa a tramitar eletronicamente.

O público-alvo da norma é composto por servidores públicos que trabalham em todas as secretarias municipais com os processos de pagamento aos fornecedores, bem como pelos respectivos fiscais de contrato, diretores e secretários municipais, os quais no seu conjunto preenchem informações, atestam e aprovam as informações inseridas, de modo a permitir a análise eletrônica para liquidação e pagamento da despesa. 

“Como consequência direta haverá significativa redução dos custos relacionados à manutenção em arquivo dos mais de 10 mil protocolos abertos anualmente para esta finalidade”, conta Lincoln Américo, subcontrolador de Normas e Informações Gerenciais da Prefeitura de Pinhais.

Lincoln explica ainda que atualmente estes custos estão presentes em todo o ciclo, indo desde a aquisição de um grande volume de papel, passando pelo custo das impressões até o valor gasto com a estrutura de arquivamento (prateleiras, arquivos deslizantes, prédios públicos, etc).

“Um dos benefícios imediatos do workflow é a substituição de toda a documentação impressa que atualmente compõe o protocolo físico de pagamento pelos arquivos digitalizados dos documentos e pelo preenchimento do formulário eletrônico associado ao processo (BPM), de forma integrada à Base de Dados da Contabilidade no ERP da Prefeitura”, complementa Lincoln.

De uso obrigatório a partir deste mês, a iniciativa levou em conta o esforço despendido na revisão da Instrução Normativa 021/2009 e, principalmente, o projeto-piloto executado ao longo de 2014 pelas secretarias de Educação, Finanças, Administração e pela Comissão Técnica de Recebimentos de Bens da Prefeitura, que já resultou na abertura de mais de 2,5 mil instâncias do processo eletrônico.

Segundo o último Censo do IBGE, realizado em 2010, Pinhais é a 14ª maior cidade paranaense em população, com mais de 117 mil habitantes. Desses, mais de 61 mil integram a parcela economicamente ativa da localidade, que apresenta um PIB per capita de R$ 38 mil - o que mais cresceu no Paraná entre 2009 e 2010, com alta de 89%. 

A cidade conta com aproximadamente 2,5 mil empresas, 1,5 mil estabelecimentos comerciais e se destaca principalmente na indústria de metal mecânica, de plásticos e de prestação de serviços.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação.

A SoftExpert registrou, em 2013, um crescimento no lucro de 34% em comparação ao ano anterior. Ela também contabilizou um aumento de 15% nos negócios concretizados com clientes nacionais e internacionais, ultrapassando a marca de R$ 50 milhões. 

No início do ano a empresa afirmou que previa para 2014 um crescimento de 25% no faturamento global e 50% no faturamento do mercado internacional.