A Mills|Si, empresa do segmento de manutenção industrial com sede no Rio de Janeiro, passou a automatizar seus processos com o módulo de Business Process Management (BPM) da SoftExpert em 2015.

A solução, implementada pela TNX Brasil, parceira da SoftExpert, centralizou o fluxo de informações em único sistema. A ferramenta possui uma interface web, com possibilidade de ampliação futura. 

De acordo com o diretor presidente da Mills|Si, Túlio Cintra, o controle de documentos utilizado desde a implantação da certificação ISO 9001, em 2009, era realizado através de planilhas paralelas, o que deixava a empresa vulnerável quanto a distribuição e controle das informações.

“Não tínhamos todas as informações da companhia armazenadas em apenas um espaço, o que tornava comum a troca de e-mails pesados e repetitivos. Também conseguimos abolir o uso de controles em diferentes softwares para publicação de importantes indicadores”, revela Cintra.

O armazenamento das informações era realizado em pastas físicas ou com a distribuição de mídia eletrônica para as obras. 

“A aquisição do BPM Premium da SoftExpert colocou a Mills|Si em um outro patamar de gestão, devido a facilidade oriunda da informatização de rotinas que anteriormente eram realizadas de forma manual, além de nos permitir infinitas alternativas de soluções relacionadas a automatização dos nossos processos”, avalia o gerente de Planejamento da empresa, Alan Soares.

Com a implantação do ‘Componente Processos/Workflow’, foi possível automatizar os procedimentos de adiantamento e reembolso financeiro, aumentando a velocidade das aprovações. Para os colaboradores que se encontram em obras distantes das filiais, por exemplo, o envio era realizado por malotes. 

Com a solução da SoftExpert, também foi possível extrair relatórios instantâneos sobre o volume financeiro em posse dos colaboradores, além da análise do cumprimento dos prazos de prestação de contas estabelecidos pelo procedimento interno.

A ferramenta permitiu reduzir em 7,8 mil horas a quantidade de treinamentos normativos refeitos devidos a ausência de controle dos certificados, graças ao controle de vencimentos via SoftExpert. Além disso, empresa padronizou documentos, realizando o controle de revisão com a manutenção do histórico via sistema, bem como o monitoramento do fluxo de aprovação.

A companhia já projeta ampliar o vínculo com a SoftExpert. O planejamento é expandir as ações para o componente de manutenção e, futuramente, para o pacote de soluções completo, o SE Suite.

A Mills|Si presta serviços de acesso para manutenção de plantas industriais, pintura industrial, tratamento de superfície, isolamento térmico e câmara pressurizada. Em 2013, a empresa atingiu receita líquida de R$ 225,3 milhões.

Com sede no Rio de Janeiro, a empresa conta com 1,4 mil funcionários espalhados em 7 filiais distribuídas nas regiões nordeste, sudeste e sul.

Fundada em 1995, a SoftExpert conta atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo.

A SoftExpert registrou, em 2013, um crescimento no lucro de 34% em comparação ao ano anterior. Ela também contabilizou um aumento de 15% nos negócios concretizados com clientes nacionais e internacionais, ultrapassando a marca de R$ 50 milhões.