ESPM adotou soluções da Lexmark. Foto: Divulgação.

A Lexmark Perceptive Software acaba de implantar novas soluções para gestão de conteúdo na ESPM – Escola Superior de Propaganda e Marketing. O projeto contou com a parceria da Tecnoset, um canal  de venda da Lexmark.

Foram implantadas novas tecnologias de automatização com dois objetivos principais: otimizar o processo de impressão e correção de gabaritos de vestibular e formulários de avaliação, além de implantar a utilização do certificado digital nos processos de matrícula de novos alunos.

A instituição promoveu um processo de seleção por meio de uma RFP (Request for Proposal) e, após as apresentações, a Lexmark Perceptive Software foi escolhida, com base em critérios como inovação, aplicabilidade e oferta de soluções completas para o médio e longo prazo. 

“Enxergamos uma oportunidade para inovar não só os processos de impressão de formulários e correção de gabaritos, mas também futuramente passar a ofertar, por exemplo, serviços de autoatendimento para os alunos”, destacou Leonardo Fernandes, gerente de negócios e processos da ESPM.

As duas frentes principais do projeto foram a de implantação da solução que otimizaria os processos de impressão e correção de gabaritos de processos seletivos, e a matrícula de novos alunos, tendo como diferencial a estrutura para a utilização do certificado digital.

Segundo a Tecnoset, a ESPM foi a primeira instituição de ensino do Brasil a adotar a certificação digital em uma solução embarcada numa multifuncional – com digitalização e guarda de documentos para fácil acesso da informação no banco de dados da instituição. 

Foram envolvidas no projeto a diretoria de TI, a área de negócios e processos e as secretarias das unidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul da ESPM.

Toda a implantação ocorreu em fases, dividas em concepção, montagem do ambiente, treinamento, homologação e operação assistida. 

Além da ferramenta de captura com certificação digital embarcada na multifuncional, a plataforma de soluções da Lexmark Perceptive Software possui interfaces que permitem a comunicação direta com o sistema de gestão educacional da ESPM, através de webservices de consulta previamente montados em conjunto com a equipe de sistemas da escola.

No primeiro processo seletivo da ESPM no qual a solução foi usada, o tempo de impressão das mais de 6 mil páginas de provas e a correção dos respectivos gabaritos caiu de três dias para apenas seis horas. 

“Outro resultado alcançado diz respeito à redução dos custos de impressão, já que a ferramenta dispensa a utilização de formulários pré-impressos”, comenta Paulo Henrique Marsula, CIO da ESPM.

O atendimento para a matrícula de novos alunos também obteve ganhos com a adoção do sistema. 

“Implementamos o agendamento online de matrícula. Dessa forma, o candidato aprovado é atendido com horário marcado. No atendimento, o funcionário da secretaria já digitaliza os documentos pessoais do aluno, certifica digitalmente essas cópias e as indexa com o número de matrícula em nosso sistema de gestão diretamente via multifuncional. Esse processo todo agora não leva mais do que dez minutos”, comemora Fernandes.  

A ESPM já estuda ampliar a parceria com a Lexmark Perceptive Software por meio da adoção da solução de captura com certificação digital em outras áreas da instituição, como a de recursos humanos e departamento jurídico.

Também está em projeto disponibilizar a ferramenta de correção de provas para as coordenações de cursos de graduação e pós-graduação, bem como nos processos de avaliação institucional e de professores.