Daniel Kara, consultor da unidade de Porto Alegre da Acesso Digital

A Metrovel, rede gaúcha de concessionárias de veículos, reduziu em 60% os custos com impressão e arquivamento de documentos depois de adotar o Safe-Doc, solução de digitalização da Acesso Digital.

“Antes de adotarmos a digitalização, tínhamos de tirar três cópias de cada um dos 12 documentos necessários para compra ou venda do automóvel. Depois, montávamos três pastas para dar continuidade ao processo com o cliente e Detran”, conta Lisiê Marques da Silva, supervisora Administrativa de Vendas da Metrovel.

Agora, segundo ela, basta tirar cópia do contrato final, que recebe as assinaturas, o que economizou cerca de 35 impressões por processo.

Com isso, segundo a supervisora, os custos com impressão, tonner e papel caíram pela metade.

“E além de reduzir gastos, também asseguramos a compra e venda de automóveis”, conta Lisiê. “Não temos mais o trabalho de ir até o arquivo morto buscar documentos, quando necessário: agora, a busca é eletrônica”, comenta.

No projeto, a Acesso Digital não só forneceu a solução, como também treinou os usuários remotamente, além de prestar suporte de atendimento de segunda a domingo.

“Os funcionários das filiais não possuem mais o trabalho de enviar os documentos via fax ou malote. Hoje, tudo é digitalizado”, afirma Daniel Kara, consultor da unidade de Porto Alegre da Acesso Digital.

A Metrovel atua desde 2000 como revenda Volkswagen no estado.

A rede é composta por quatro lojas: a matriz, em Canoas, e as filiais de Porto Alegre (duas) e Camaquã.

Vai que vai
Já a Acesso Digital tem matriz em São Paulo e unidades em Porto Alegre, Curitiba, Rio de Janeiro, Recife e Belo Horizonte.

Conforme dados da empresa, o Safe-Doc está presente em cerca de 85% dos setores da economia brasileira, atendendo a mais de 1 milhão de usuários, em uma carteira que em 2010 subiu de 430 para 800 clientes.

Força no RS
A carteira da empresa, que traz nomes como Bradesco, Itaú, BMW e Marisa, também tem força no Sul - só no mercado gaúcho, a companhia atende a Quero-Quero, Paquetá e Vivo, entre outros.

O estado, aliás, tende a se tornar o segundo maior mercado da empresa no país, em faturamento, segundo o presidente da Acesso Digital, Diego Torres Martins.

Tanto é que, no ano passado, um dos investimentos da companhia foi a instalação da unidade de Porto Alegre.

Também em 2010, a empresa abriu as filiais carioca e pernambucana, em uma expansão física que acompanhou a expansão ao triplo do faturamento, que fechou o ano em R$ 7 milhões.

E em 2011 a expansão deve prosseguir: a Acesso Digital projeta dobrar a receita do ano passado, além de abrir um total de sete novas unidades, o que já começou pelo Paraná e Minas Gerais.

O próximo destino deverá ser a Bahia, segundo Martins.

A solução
O Safe-Doc é uma solução composta por equipamentos, software e suporte para digitalização de documentos.

O pacote, que inclui scanner, ferramental para captura e classificação dos conteúdos, portal de Internet para busca do material, estrutura de armazenamento e serviços de implementação, treinamento e suporte, é pago por mensalidade.

A solução permite o gerenciamento de documentos digitalizados (escaneados) e eletrônicos, contando com integração com impressora PDF, o que substitui a impressão e arquivamento físicos pela versão digital.

A ferramenta pode ser usada tanto de forma departamental (centralizada) quanto distribuída (em lojas, filiais, agências, entre outras).

Além disso, possibilita integração com todos os tipos de scanners e multifuncionais e a geração de relatórios para auditoria de documentos.