O ERP RM Totvs adotado pela Imed – Faculdade Meridional, que tem matriz em Passo Fundo e unidade em Porto Alegre, não trouxe apenas um novo sistema de gestão: ampliou as funções, a percepção e até mesmo o tamanho da TI, mas, principalmente, criou uma nova cultura administrativa.

O resultado disso tudo se traduz na ampliação do controle sobre áreas antes carentes de tecnologia para isso, o que culmina, por exemplo, na redução da inadimplência de 15% para, em alguns meses, até 8,5%; e na queda de 20 para três minutos no tempo de reabertura de matrículas.

O lançamento de notas pelos professores no portal da instituição também ganhou agilidade e hoje é feito 40% mais rapidamente.

É o que narra o coordenador do Departamento de TI da faculdade, Cláudio Franz.

O executivo atuou à frente de uma equipe de 17 pessoas na implantação de 12 módulos do ERP, em um projeto que iniciou em 2009 e, embora já concluído, até hoje desencadeia extensões, otimizações e estimula novos investimentos.

“Anualmente, investimos cerca de 0,5% do orçamento geral em TI, o que no último ano fica em torno de R$ 533 mil, incluindo novos trabalhos e melhorias no ERP”, destaca Franz. “Já fizemos incrementos na área fiscal, PIS, Cofins, e ainda teremos ajustes  em áreas como financeiro, folha de pagamento,  entre outras”, completa Gabriel Prestes, gestor de Projetos da Imed.

Quanto ao novo ambiente de administração criado com base no sistema, os dois gestores são unânimes: foi um choque cultural que evoluiu a gestão da instituição tanto quanto cresceram suas bases físicas, que em oito anos passaram de um único andar para uma estrutura de 13 mil m2, somando um corpo diretivo de 23 sócios e um time de colaboradores que no último ano dobrou, chegando aos atuais 204.

A TI também se expandiu: inicialmente formada somente por Franz e Prestes, hoje tem oito funcionários, sendo três diretamente ligados ao Totvs e dois na área de desenvolvimento, que antes não existia, mas hoje responde por aprimoramentos como os relativos ao sistema orçamentário, BI, cubos e cenários hoje em andamento.

“Esta implantação nos fez ver que o adotar um ERP vai muito além de instalar um novo software: é preciso repensar todos os processos, fluxos internos. Se você não fizer isso, nem adianta contratar o sistema”, destaca Franz.

Segundo ele, antes do Totvs, a companhia utilizava um ERP que só atendia à área educacional. Não havia controle, por exemplo, para departamentos financeiro, de RH ou de atendimento interno.

“Ainda há gestores que preferem receber um relatório impresso em sua mesa, é uma cultura que se muda aos poucos, mas hoje todos têm gráficos detalhados sobre todas as áreas do negócio em suas telas. É muito mais controle, poder de decisão”, avalia o coordenador.

O case de implantação da Totvs agradou tanto que foi para dentro da sala de aula, como tema de palestras para cursos como o de Sistemas da Informação, oferecido pela Imed.

Mais pela frente
E os investimentos no sistema tendem a continuar: para os próximos meses, está prevista a adoção de uma ferramenta voltada à gestão de indicadores, além do início do uso do CRM, hoje um módulo do ERP usado somente no atendimento a chamados internos, para o público externo.

Além disso, ainda em setembro a Imed vai incluir em seu portal capacitações online para colaboradores, focadas no uso do ERP para áreas críticas, como a de matrícula.

Internet fails
Porém, se por um lado o sistema de gestão vai muito bem, a Imed detectou um problema com a infraestrutura de Internet.

Conforme Franz, a disponibilidade do site da faculdade não tem atendido à demanda em horários de pico.

“Precisamos que alguma operadora ofereça expansão de infra para suprir este problema”, destaca Franz.  

TI na ponta da caneta
Este ano, além dos incrementos no Totvs, a Imed também investiu em um novo laboratório de informática para o curso de Arquitetura, para o qual adquiriu 40 computadores Dell, todos equipados com Autocad.

Em julho deste ano, a faculdade também lançou dois sites dentro do projeto “Comunique-se”, voltado a alunos de graduação e desenvolvidos pela Ebis, de Caxias do Sul.

Os sites trazem informações sobre os cursos, bem como o jornal online “InfoImed”, com notícias, galeria de fotos e vídeos baseadas na participação direta dos alunos do Imed.

E para os próximos anos a meta é investir cada vez mais, segundo Franz, já que a faculdade seguirá crescendo: ainda em 2011, por exemplo, vai incorporar a marca Cetra, com a qual mantém parceria para cursos intensivos e de MBA na capital gaúcha.

Já até 2014, o plano de expansão passa pela expansão da estrutura da faculdade para 15 unidades espalhadas pelo estado.

Quanta educação!
Assim como a instituição passo-fundense, são clientes da Totvs no setor educacional outras 700 organizações em todo o país, o que inclui as gaúchas Unisinos, Unicruz, Ftec Caxias do Sul e QI.

Ao todo, os ambientes geridos pelos sistemas da companhia abrangem mais de 1,5 milhão de alunos, universo que inclui não só terceiro grau, mas também ensino básico.

Já ao todo, a Totvs atende a 26,2 mil cilentes de segmentos diversos, tanto no Brasil quanto em outros 22 países onde atua.

A empresa é, segundo dados do Gartner, líder no Brasil em seu segmento, com 48,6% de market share, e na América Latina, com 34,5%.

A companhia oferece, além do ERP, soluções verticais complementares e serviços de consultoria, infraestrutura e BPO.