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A Vitapelli, produtora de artigos de couro com sede em Presidente Prudente que, segundo dados próprios, detém o título de maior curtume do mundo em uma única planta, adotou o software IBM DB2 Content Manager para agilizar a captura de documentos.

Com a ferramenta, implementada pela ViaFlow, a empresa migrou seus dados em papel para o meio eletrônico, com validade jurídica.

“Hoje, os documentos são digitalizados, registrados, armazenados eletronicamente e possibilitam que os usuários façam busca no sistema em qualquer lugar do mundo, através de acesso à internet e de palavras-chave previamente definidas”, destaca Ricardo Bagli, supervisor de Tecnologia da Vitapelli.

Antes, segundo ele, a empresa mobilizava cerca de 10 funcionários para capturar tudo que era pedido da fiscalização.

Agora, com o armazenamento centralizado, os documentos são agrupados automaticamente.

“Por exemplo, podemos digitar um CNPJ e localizar todas as referências de uma única vez, em segundos”, afirma o supervisor de TI. “O projeto se pagou nos primeiros meses após a implantação”, comemora.

Mensalmente, cerca de 20 mil páginas são importadas para o sistema IBM, com backup de tudo.

A ferramenta atende à área de Segurança da Informação e Compliance da empresa e está disponível para todos os processos da companhia.

“O projeto já proporcionou uma redução do custo de logística de envio e recebimento desse material, cópias autenticadas, fotocópias e papel impresso”, explica Bagli.

O software da IBM consiste em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e, junto com os serviços da ViaFlow e da ImageOne, especializada em digitalização registrada, foi a solução para os problemas da companhia.

Outro benefício é o controle de acesso aos arquivos por perfil de usuário, finaliza Bagli.